En Estados Unidos, al igual que en otros países, es necesario que los documentos oficiales tengan un certificado de autenticidad que los respalde. En ese sentido, la apostilla garantiza su veracidad, y por lo tanto, su validez frente al organismo público al que debemos presentarlo. Por otra parte, según qué dependencia emita el documento, existen diferentes requerimientos que, a continuación, serán detallados.
Qué son las apostillas
Como se dijo, la función de las apostillas es autenticar un documento oficial. Se trata de un método de verificación homologado por cientos de países y que, como tal, cuenta con determinados estándares.
Entre otras elementos, las apostillas confirman que el funcionario público que firma el documento es idóneo, lo cual le otorga validez al documento en cuestión.
En Estados Unidos, la apostilla es necesaria en la mayoría de las documentaciones oficiales sensibles, tales como certificados de nacimiento, de defunción, licencias de matrimonio, diplomas de graduación o sentencias de divorcio.
Origen de las apostillas
Este método tiene su origen en la convención internacional que rige desde el año 1961, cuando los estados adherentes se reunieron en la ciudad neerlandesa de La Haya, en el marco de una conferencia de derecho internacional privado, tras la cual, se le dio validez al método de autenticación que rige hasta nuestros días. Por eso mismo, ésta homologación también es conocida como “Apostilla de la Haya”.
Físicamente, la apostilla es un papel que acompaña certificados tales como los de nacimiento, de matrimonio o de diplomas universitarios. En el caso de que se presente un documento en un país que no forma parte de “La Apostilla de La Haya”, deberá utilizarse un sistema de autenticación habilitado por ambos estados. Por otra parte, vale aclarar que una apostilla no garantiza que la información incluida en el documento sea la correcta; simplemente, le brinda legalidad al mismo.
Quién emite las apostillas
En Estados Unidos, el organismo responsable de expedir las apostillas cambia en función de quien emitió el documento oficial;
- Por ejemplo, si lo hace el gobierno federal, la apostilla deberá ser remitida por el Departamento de Estado.
- En el caso de que los emita otra agencia estatal (como suele ocurrir en los documentos vinculados al sector privado), será el secretario de Estado del estado particular quien haga la apostilla.
- A su vez, si se solicitan los Antecedentes Penales ante el FBI (o FBI Background Check) es preciso hacer una apostilla federal frente al Departamento de Estado del Gobierno.
- Si son dictámenes hechos por jueces federales, el lugar al cual acudir es la Corte Federal.
- En tanto, si la documentación fue emitida por administrativos, debe dirigirse a la Secretaría de Estado.
Por último, vale aclarar que, en muchos de los documentos que llevan apostilla para su legitimación, no es necesario presentar el documento original: es suficiente con ofrecer una copia certificada, que se obtiene presentando original y copia ante un notario público. Sin embargo, hay organismos, como el registro civil, en los que hay que brindar los documentos originales para luego poder apostillarlos.
El trámite
Para generar apostillas en los estados, debe presentarse la copia original o certificada del documento a verificar. Acto seguido, es necesario solicitar una apostilla al organismo pertinente (según el caso, puede ser a través de un formulario disponible en línea). Además, hay que tener en cuenta que, en general, el requerimiento viene acompañado de un costo. Desde Spanish Docs, junto a las diversas traducciones que ofrecemos, también podemos gestionar las apostillas de las copias certificadas de los documentos que traducimos.
A continuación listmoa los países que participan de la Convención de la Haya:
| Asia | América | Europa | Oceanía | África |
| Armenia
Azerbaiyán Arabia Saudita Filipinas Israel India Japón Jordán Kazajstán Malasia Mongolia República de Corea Singapur Sri Lanka Tailandia Turquía Uzbekistán Vietnam
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Argentina
Brasil Colombia Costa Rica Canadá Chile República Dominicana Ecuador El Salvador Estados Unidos Honduras México Nicaragua Panamá Paraguay Perú Surinam Uruguay Venezuela
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Albania
Andorra Austria Alemania Bielorrusia Bélgica Bosnia y Herzegovina Bulgaria Croacia Chipre República Checa Dinamarca Estonia España Unión Europea Eslovaquia Eslovenia Finlandia Francia Georgia Grecia Hungría Islandia Irlanda Italia Letonia Lituania Luxemburgo Malta Mónaco Montenegro Macedonia del norte Noruega Países Bajos Polonia Portugal República de Moldova Rumania Rusia Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte Serbia Suecia Suiza Ucrania
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Australia
Nueva Zelanda |
Burkina Faso
Egipto Mauricio Marruecos Namibia Sudáfrica Túnez Zambia |
Requerimientos de las apostillas
Los documentos apostillados tienen la firma del responsable, así como el nombre y el puesto del funcionario público. En tanto, un documento apostillado también tiene que indicar su fecha de emisión, y el número de folio con el que fue registrado.
El apostillado de los documentos tiene una demora de 3 o 4 días o hasta una semana, y el interesado será avisado de la conclusión del trámite a través de su correo electrónico y/o mensaje de texto.
Por otra parte, si su documento está escrito en otro idioma, se deberá presentar una traducción oficial del documento. En Spanish Docs, ofrecemos, entre otros, los servicios de traducciones certificadas, traducciones para empresas, traducciones de sitios web, interpretaciones y traducciones médicas, y si lo desea, le gestionamos el apostillado. Póngase en contacto con nosotros para iniciar su trámite.